Dicas para aumentar a produtividade!

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Certamente, em alguns dias da sua vida, você acordou cedo para trabalhar, organizou sua agenda, chegou no escritório, fez um milhão de coisas e no final do dia percebeu que diversas tarefas importantes não foram finalizadas.

Então, para manter prazos e entregas, você fica até mais tarde ou leva tarefa para casa. Acertei?

Vou compartilhar algumas coisas que aprendi e estou aplicando no meu dia a dia e, com isso, obtendo melhores resultados.

Conhecendo nossos picos de energia

Durante um dia, temos mais energia em determinados momentos e, com isso, mais disposição para realizar determinada atividade.

Em outros, não temos disposição nenhuma. Isso acontece com todo mundo, pode ficar tranquilo!

E como podemos usar essas oportunidades para nos proporcionar melhores resultados, dentro do ambiente corporativo e na vida pessoal?

Provavelmente, você já deve ter ouvido pessoas falando que funcionam melhor à noite, outras que funcionam melhor durante a manhã.Como podemos saber quais são nossos picos de energia?

Bem, eu vi essa atividade em um curso que fiz e comecei a me entender melhor. É bem simples e funciona assim:

  1. Em uma folha de caderno, criei uma ‘planilha’ com os horários em cada linha. Ex.: 8h, 10h
  2. Deixei a folha visível com uma caneta do lado, pois no primeiro dia esqueci muitas vezes de anotar
  3. Sendo 1 para o horário com menos disposição e 5 para mais, atribuí notas para cada horário do dia, por alguns dias

Após essa atividade, identifiquei que tenho picos de energia durante o dia até as 13h e depois tenho outro por volta das 16h.

Com você pode ser diferente, pois cada um tem seu metabolismo, horário biológico e por aí vai.

Otimizando minhas tarefas de acordo com a minha disposição

Uma vez entendendo melhor seus picos de energia, recomendo que reserve seus melhores momentos para resolver problemas mais complexos, pois é quando você está mais disposto e com foco.

Algumas atividades para fazer com o nível alto, como por exemplo:

  • Escrever, analisar e pesquisar
  • Criar ou evoluir com planejamento estratégico da sua área ou do seu time
  • Negociação de algum tema crítico
  • Resolver problemas difíceis
  • Se reunir com algum cliente importante

Evite desperdiçar seu momento de pico de energia alta com tarefas simples, como ler email ou participando de reuniões que você pouco contribui.

Caso tenha alguma dificuldade em identificar quais são as tarefas mais importantes, responda a essas perguntas:

  1. O que é estrategicamente importante para meu time?
  2. O que eu posso fazer para gerar resultados futuros?
  3. Qual atividade me completa?

Com essas respostas, você conseguirá ter um direcionamento melhor.

E as distrações, como evitá-las?

Essa parte é muito difícil, pelo menos pra mim, pois temos diversas coisas a nossa volta que têm a capacidade de tirar a nossa concentração, principalmente quando compartilhamos o ambiente com outros profissionais, mas tem algumas boas formas de minimizar isso.

É muito natural e saudável perder o foco, pois a nossa imaginação precisa relaxar, processar informações e sonhar, mas também temos obrigações a cumprir.

O primeiro passo é saber que a sua energia está se esgotando e, quando isso acontecer, reconhecer isso e tomar algumas ações que podem te ajudar, como por exemplo: levantar para tomar água, conversar com alguém ou ir até a janela para ver o movimento de pessoas. 

Evite entrar em outros sites e ficar navegando aleatoriamente pela internet, pois isso poderá te tirar do foco.

Principais motivos de distrações:

  • Digital Devices 
  • Interrupções de colegas de trabalho
  • Barulho no escritório
  • Frustrações e Preocupações

Olhe ao seu redor e veja a quantidade de digital devices. Sim, isso pode afetar a sua atenção. Mas como consigo melhorar isso?

  • Guarde o celular
    •  preferencialmente na gaveta, na mochila ou bolsa.
  • Feche a quantidade de browsers abertos
    • temos a mania de ficar abrindo inúmeras páginas e, com isso, caímos na tentação de entrar em alguma delas.
  • Desative as notificações
    • deixe somente as notificações importantes/urgentes, as demais podem esperar um pouco.

Com algumas dessas ações realizadas, certamente você poderá perceber melhorias na sua produtividade. 

Como trabalho no Gerenciamento de Produto, preciso lidar com muitas interrupções de colegas trabalho, pois preciso falar com dezenas de pessoas durante o dia, que chegam com novas demandas, dúvidas e até mesmo reclamações. 

Mantendo o foco

Existem algumas formas de manter o foco e a concentração em alguma tarefa, principalmente quando estamos no escritório com diversas pessoas. Geralmente, em home office é mais tranquilo para alguns. 

Seguem algumas recomendações:

Sons

Diariamente costumo ouvir no Spotify uma playlist chamada Deep Focus, que é um instrumental mesclado com sons da natureza e que acho bem interessante, além de evitar barulhos de fora. E conversando com alguns amigos, recebi algumas dessas recomendações abaixo:

  • White Noise – também encontrada no Spotify e Youtube
  • Ambiente Natural – surf, vento, pássaros

Alguns tipos de sons que evito quando preciso me concentrar são músicas com letra, podcasts e estações de rádio, pois geralmente me perco no que estou fazendo.

Além disso, utilizo a técnica POMODORO, que é uma ferramenta muito boa que aprendi há muito tempo com um amigo que é gerente de projetos.

Explicando brevemente, essa é uma técnica que você deve focar apenas 25 minutos para a realização de uma determinada tarefa.

Não vou aprofundar sobre essa técnica aqui e recomendo assistir alguns vídeos no Youtube para entender melhor os detalhes.

Procrastinação

Desde o colégio, eu costumava a fazer determinada tarefa somente no dia anterior da entrega e, muitas vezes, ficava horrível e me desesperava. Na faculdade não foi diferente, mas em algum momento eu tinha que mudar e aconteceu durante o MBA.

Foi assim: eu precisava entregar um trabalho que tinha sido passado há 15 dias e, numa sexta feira à noite (dia anterior a data de entrega – sábado às 8h)  fui ler o escopo do trabalho e vi que era bem grande e envolvia muita pesquisa e análise.

Então, não tinha o que fazer além de correr atrás e fiquei a madrugada inteira fazendo o trabalho, pois valia a nota pra passar. Entreguei e passei raspando, com nota mínima.

Daquele momento em diante, eu passei a sempre olhar o tamanho da tarefa que precisava cumprir, de forma superficial, e a me organizar melhor.

Além de entender o que de fato é procrastinação.

Essas são algumas coisas que faço para evitar a procrastinação:

  1. Definição de Prioridades – busco entender qual a prioridade de uma determinada tarefa na minha matriz mental (Urgência x Importância) e adicioná-las no meu backlog pessoal. Uso a ferramenta Todoist e recomendo, mas tem diversas outras que também já usei e que são boas também (Google Keep, Trello e até mesmo um caderno)
  2. Agrupamento de Tarefas – geralmente, junto tarefas semelhantes para realizá-las de uma só vez, como por exemplo: fazer ligações, ler emails, analisar relatórios, fazer pesquisas.
  3. Gamefy – que é você se presentear com algo após a realização de algo importante.

Exemplos: almoçar em algum lugar legal com o time após a entrega de algum projeto ou tomar um chopp depois de ter batido alguma meta específica.

Você não é Multitask

Essa é uma coisa que também aprendi com o tempo!

Sempre que eu estava resolvendo duas ou mais coisas ao mesmo tempo, achava que era multitask e me sentia muito feliz com isso, mas fazendo algumas pesquisas, descobri que eu só estava perdendo mais tempo.

Na verdade, eu estava sendo um ‘Switch Task’ que é trocar uma coisa que eu estava fazendo por outra e perder tempo na retomada da tarefa.

Dito isso, acredito que com a aplicação de algumas destas dicas que aprendi na minha vida profissional e pessoal, você poderá ter um dia mais produtivo e se sentir melhor com o aumento da sua produtividade e, automaticamente, dos seus resultados…

Quais dessas dicas você já utiliza e quais você recomenda?

 

Quer saber mais sobre trabalho remoto no Grupo Movile? Confira nossos conteúdos:

 

 

Guilherme Pereira

Guilherme Pereira

Profissional de Marketing com MBA em Gestão de Negócios e Inteligência Competitiva. Product Manager na Zoop. Pai de dois filhos peludos (cachorros Samba e Ragnar), flamenguista de coração, cervejeiro caseiro e praticante de jiu-jitsu.

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